10 de las Funciones más Usadas en Excel y empieza a dominar este poderoso programa para ahórrate tiempo en tu reportes o trabajos

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: BUSCARV

La función BUSCARV es una de las funciones mas usadas en Excel y se usa para encontrar un elemento específico en una tabla o rango, la búsqueda se realiza de manera vertical o por fila.

La sintaxis es la siguiente:

• Valor_buscado: Lo que desea buscar
• Matriz_Tabla: Donde quiere buscarlo
• Indicador_columnas: número de columna en el rango que contiene el valor a devolver
• Rango: devuelve coincidencia exacta o coincidencia aproximada, indicada como 1(TRUE) o 0 (FALSE)

Ejemplo Función BuscarV

En el siguiente ejemplo queremos averiguar el puesto que ocupa un empleado específico utilizando la Función Buscar V

FUNCIÓN EXCEL SUMAR.SI

Se usa para sumar un rango de valores que cumplan ciertos criterios especificados. La función se escribe de la siguiente manera:

• Rango: Los valores que desea evaluar según los criterios
• Criterio: Condición que determina las celdas a sumar 
• Rango_suma:  Valores a sumar

Ejemplo Función Sumar si

Ejemplo: ¿Cuánto es el presupuesto total para el sueldo de los administradores?. Para esto aplicamos la función Sumar.Si

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: SUMAR SI CONJUNTO

Una de las Funciones Excel más usadas, muy similar a la Función SUMAR.SI pero con la posibilidad de agregar más condiciones y generar el resultado deseado. La sintaxis es la siguiente:

• Rango_suma: Valores a sumar
• Rango_criterio1: Primer rango donde se evalúa el criterio1
• Criterio1: Condición que debe cumplir el rango_criterio1
• Rango_criterio2..: Segundo rango donde se  evalúa el criterio2
• Criterio2…: Condición que debe cumplir el rango_criterio2

Ejemplo función Sumar.Si.Conjunto

En el siguiente ejemplo queremos saber la SUMA TOTAL del sueldo de los docente y tengan una edad mayor a 30 años

=SUMAR.SI.CONJUNTO(F2:F11;C2:C11;">30";D2:D11;"Docente")

1era Condición: Que sean docentes

2da Condición: que sean mayores a 30 años

Resultado: 3000

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: SUMAR PRODUCTO

Veamos otra de las funciones más usadas de Excel SUMAPRODUCTO devuelve la suma de los productos de dos o más matrices o intervalos de valores del mismo tamaño.

• Matriz 1: primer arreglo que se multiplicará por la segunda matriz
• Matriz 2: segundo arreglo con la misma tamaño que se multiplicará con la primera matriz

Ejemplo Suma Producto

En el siguiente ejemplo vamos a calcular la SUMA TOTAL de cada producto según su precio por cantidad

=SUMAPRODUCTO(B2:B10;C2:C10)

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: CONTAR SI

La función CONTAR SI es otra de las funciones mas utilizadas en Excel, devuelve el número de celdas de un rango que cumplan un determinado criterio. Por lo tanto cuando se cumple la condición se considera dentro de la cuenta. La sintaxis es la siguiente:

• Rango: El rango o intervalo de valores que contiene los valores que deseamos contar
• Criterio: Condición que deben cumplir el rango para ser contados 

Ejemplo de Funcion Contar.Si

Utilizando la FUNCION CONTAR.SI averiguaremos cuantos empleados son menores a 30 años y cuántos empleados ganan menos de 3000

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: CONTAR.SI.CONJUNTO

La función contar.si.conjunto aplica criterios a las celdas de varios rangos o intervalos  y devuelve el número de veces que se cumplen todos los criterios. La Sintaxis es la siguiente:

• Rango_criterio1: Primer Rango de valores al que se aplicará el criterio 1 
• Criterio1: Primer criterio que se le aplicará al rango 1
• Rango_criterio2: Segundo Rango de valores al que se aplicará el criterio 2
• Criterio2: Segundo Criterio que se le aplicará al rango 2

Ejemplo Contar.Si.Conjunto

FUNCIONES MÁS USADAS EN EXCEL: SI

La Función SI es una de las funciones lógicas más populares de excel, te permite comparar y establecer una condición y mostrar un resultado cuando es verdadero  y otro cuando es falso. La Sintaxis es la siguiente:

• Prueba_lógica: Condición establecida
• Valor_si_verdadero: Valor si el resultado de la condición es VERDADERO
• Valor_si_falso: Valor si el resultado de la condición es FALSO

Ejemplo Función Si

Mostrar la calificación de cada alumno si la nota es mayor a 10 está “Aprobado”, por el contrario si no lo es esta “Desaprobado”

La función SI también podemos aplicarla de manera anidada esto cuando necesitamos evaluar más de una prueba lógica y obtener más de dos respuestas.

Ejemplo Función Si anidado

Mostrar la calificación de cada alumno utilizando la tabla Calificación/Nota, para ello usamos varias condiciones “Si” de manera anidada.

Calculamos de la siguiente manera : Si la nota es mayor a 20 mostrar “Sobresaliente” sino Si es mayor igual a 18 y menor igual a 19 Mostrar “Muy Bueno” sino Si es mayor igual a 16 y menor igual a 17 mostrar “Bueno” sino Si la nota es mayor igual a 14 y menor igual a 15 mostrar “Regular” sino Si la nota es mayor igual a 7 y menor igual a 13 mostrar “Deficiente” sino si la nota es mayor igual a 0 mostrar “reprobado” y así terminan todas las condiciones.

FUNCION EXCEL PROMEDIO

La Función Promedio devuelve la media aritmética, es decir la suma de los valores de un grupo de celdas dividido entre el número de elementos. La sintaxis es la siguiente:

• Numero1: Primer parámetro obligatorio que puede estar conformado de un rango o celdas el cuál desea el promedio
• Numero2: Segundo parámetro opcional que puede estar conformado de un rango o celdas el cual desea el promedio

Ejemplo función Promedio 

Calcular el promedio final de notas de los siguientes alumnos:

FUNCIÓN EXCEL COINCIDIR Y FUNCION ÍNDICE

Aunque por separado ambas funciones no son tan funcionales pero si se utilizan juntas nos ayudan a devolver un valor dentro de una matriz en relación a la posición de la fila o columna.

La función COINCIDIR busca un determinado elemento en un rango de valores y devuelve la posición de dicho elemento en relación al rango. La sintaxis es la siguiente:

• Valor buscado: Qué vamos a buscar dentro de la matriz buscada, el valor puede ser un número, texto o valor lógico.
• Matriz_buscada: Donde se va a buscar
• Tipo de coincidencia: puede ser -1, 1 o 0
  • -1 encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado
  • 1 encuentra el valor más pequeño que es mayor o igual que el valor buscado
  • 0 encuentra el primer valor que es exactamente igual que el valor_buscado.

La función INDICE devuelve el valor de un elemento dentro de una matriz usando un los índices de la celda bien el número de fila y el número de columna. La sintaxis es la siguiente:

• Matriz: Matriz de la cual devolverá el valor por medio del índice
• Num_fila: fila de la matriz desde la cual devolverá el valor
• Num_columna: columna de la matriz desde la cual devolverá el valor

Ejemplo Indice y coincidir

Mostrar la calificación que cada alumno recibe según su promedio de nota usando las fórmulas INDICE y COINCIDIR 

Empezamos con la primera alumna Andrea Jimenez: tiene promedio 20 así que buscamos la posición que ocupa este promedio dentro de la tabla calificación usando la función COINCIDIR de la siguiente manera:

=COINCIDIR(B3;$E$3:$E$13;0)) 

Resultado: 11

Luego con ayuda de la función INDICE devolvemos la calificación de la nota usando el resultado de la función coincidir como se muestra a continuación:

=INDICE($F$3:$F$13;COINCIDIR(B3;$E$3:$E$13;0))

Fijamos los valores correspondientes con la tecla “F4”

Resultado: Beca

Copiamos lo mismo a los alumnos restantes.

Ahora que ya sabes estas 10 funciones de excel básicas no olvides practicarlas así podrás ahorrarte un mayor tiempo en tus trabajos o reportes.